طلب عرض أسعار
طلب عرض الأسعار هو مستند ترسله المؤسسة إلى مورد واحد أو أكثر لتطلب عرض أسعار للعناصر.
للوصول إلى طلب عرض الأسعار، افتح مساحة عمل "الشراء"، وضمن "التقارير والدراسات الرئيسية" > "الشراء"، انقر على "طلب عرض أسعار".
- المتطلبات الأساسية
قبل إنشاء واستخدام طلب عرض أسعار، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:
كيفية إنشاء طلب عرض أسعار
انتقل إلى قائمة طلب عرض الأسعار وانقر على "+ إضافة طلب عرض أسعار".
أدخل التاريخ المطلوب، الذي ستحتاج بحلوله إلى المواد المطلوبة.
املأ قائمة "الموردين" بالموردين المحتملين. إذا قمت بتعيين جهة الاتصال و_معرف البريد الإلكتروني_، فيمكن استخدامهما لاحقًا لإرسال طلب عرض الأسعار عبر البريد الإلكتروني ومنح حق الوصول إلى بوابة المورد.
في الجدول التالي، أدخل العناصر المطلوبة مع وحدة القياس والكمية، بالإضافة إلى المستودع المستهدف.
يمكن ترك المستودع فارغًا إذا لم يتم تمكين الحفاظ على المخزون للعنصر.
إذا كنت تريد إرسال طلب عرض الأسعار إلى الموردين لديك كبريد إلكتروني، فيمكنك إنشاء نموذج بريد إلكتروني وتحديده هنا. في القالب، يمكنك استخدام متغيرات خاصة للبيانات الخاصة بالمورد:
{{ update_password_link }}: رابط حيث يمكن للمورد الخاص بك تعيين كلمة مرور جديدة لتسجيل الدخول إلى بوابتك الإلكترونية.{{ portal_link }}: رابط لطلب عرض الأسعار هذا في بوابة الموردين الخاصة بك.{{ supplier_name }}: اسم الشركة الخاصة بالمورد الخاص بك.{{ contact.salutation }} {{ contact.last_name }}: مسؤول الاتصال بالمورد الخاص بك.{{ user_fullname }}: اسمك الكامل.
وبصرف النظر عن ذلك، يمكنك الوصول إلى جميع القيم الموجودة في طلب عرض الأسعار هذا، مثل {{ message_for_supplier }} أو {{ terms }}.
يمكنك التحقق من كيفية ظهور البريد الإلكتروني لمورد معين باستخدام زر "معاينة البريد الإلكتروني".
A Request for Quotation (RFQ) can also be created from a submitted Material Request. Once an RFQ is created, you can print and send suppliers the PDF which will have all the details you entered relevant to the RFQ. You can also get their reply (Supplier Quotation) in BITEX itself, see section 4.1 Supplier Quotation by User. However, for a large number of items, your supplier may be more comfortable with an Excel sheet, etc.
- الميزات
3.1 الحصول على العناصر من
يمكن جلب العناصر الموجودة في جدول العناصر من مستندات أخرى. الخيارات هي: طلب المواد، والفرصة، والمورد المحتمل.
- طلب المواد: سيتم جلب العناصر من طلب المواد المقدم الذي تحدده. يمكن البحث في طلب المواد باستخدام بعض الكلمات المطابقة ويمكن أيضًا تحديد نطاق زمني لتصفية طلبات المواد.
- الفرصة: سيتم جلب العناصر من فرصة محفوظة. يمكن تحديد نطاق زمني هنا أيضًا.
- المورد المحتمل: حدد المورد المحتمل. ثم إذا كان لديك أي طلبات مواد مقدمة ضد هذا المورد، فيمكن جلب العناصر من ذلك.
3.2 احصل على الموردين
بدلاً من إدخال الموردين يدويًا في الجدول، يمكنك أيضًا جلبهم باستخدام زر "الحصول على الموردين". عندما تنقر على الأدوات > الحصول على الموردين، سيظهر لك الحقل "الحصول على الموردين بواسطة". هناك خياران لجلب الموردين: حسب العلامة أو حسب المجموعة.
- حسب العلامة: انتقل إلى "فئة العلامة" من خلال البحث من شريط البحث. يجب أن تكون قد قمت بإنشاء علامات هنا أولاً وتخصيصها للمورد في وحدة الشراء. ثم يمكنك تحديد "حسب العلامة". عند النقر فوق إضافة "جميع الموردين"، سيتم جلب الموردين ذوي العلامات المطابقة.
- حسب المجموعة: حدد "مجموعة الموردين" واختر مجموعة الموردين التي تريد إضافة الموردين منها. على سبيل المثال، إذا حددت الأجهزة، فستتم إضافة جميع موردي الأجهزة لديك حتى تتمكن من الحصول على عرض أسعار منهم جميعًا.
في جدول الموردين، عند توسيع صف بالمثلث المقلوب، ستشاهد خيار "تنزيل PDF" الذي سيفتح PDF لطلب عرض الأسعار.
3.3 رابط لطلبات المواد:
عندما تنقر على الأدوات > الارتباط بطلبات المواد، فإنها تربط طلب عرض الأسعار بطلبات المواد المتاحة. يجب أن تكون العناصر هي نفسها في طلب عرض الأسعار وطلب المواد.
الآن، عندما يتم حفظ طلب عرض الأسعار، يمكنك أن ترى في لوحة المعلومات أنه مرتبط بطلب المواد. إذا كانت هناك طلبات مواد متعددة بنفس العناصر، فسيتم إنشاء الرابط مع أحدث طلب مادة.
3.5 الشروط والأحكام
In Sales/Purchase transactions, there might be certain Terms and Conditions based on which the Supplier provides goods or services to the Customer. You can apply the Terms and Conditions to transactions and they will appear when printing the document. To know about Terms and Conditions, click here
3.6 إعدادات الطباعة
ترويسة
You can print your request for quotation/purchase order on your company's letterhead. Know more here.
سيؤدي "تجميع العناصر نفسها" إلى تجميع نفس العناصر التي تمت إضافتها عدة مرات في جدول العناصر. ويمكن ملاحظة ذلك عند طباعته.
طباعة العناوين
Titles of your documents can be changed. Know more here.
خصائص خاصة
عند طباعة طلب عرض الأسعار عبر الزر "أدوات > تنزيل PDF"، يُطلب منك تحديد المورد المحدد الذي تريد مخاطبته. في تنسيق الطباعة لطلب عرض الأسعار، يمكن الوصول إلى هذه المعلومات عبر خصائص خاصة:
- يحمل
{{ doc.vendor }}معرف المورد المحدد. - يحمل
{{ doc.items[i].supplier_part_no }}رقم جزء المورد الخاص بالبند المطلوب.
سيتم استخدام بيانات المورد الأول أثناء تقديم معاينة الطباعة القياسية. إذا كنت تريد الطباعة لمورد مختلف، فيرجى استخدام الزر "الأدوات > تنزيل PDF".
- إنشاء عرض أسعار للمورد بعد طلب عرض الأسعار (RFQ).
بعد إنشاء طلب عرض الأسعار، هناك طريقتان لإنشاء عرض أسعار المورد من طلب عرض الأسعار.
4.1 عرض أسعار المورد من قبل المستخدم
- افتح طلب عرض الأسعار وانقر على عرض أسعار المورد > إنشاء.
4.2 عرض أسعار المورد من المورد
- If a Contact is created for the Supplier and an email address is associated with the Contact, the Contact details and the email address will be fetched on selecting the Supplier. Create a Contact and email address if not present already.
- انقر على الأدوات > إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الموردين.
إذا لم يكن حساب المورد موجودًا: سيقوم النظام بإنشاء حساب المورد وإرسال التفاصيل إلى المورد. سيحتاج المورد إلى النقر على الرابط (تحديث كلمة المرور) الموجود في البريد الإلكتروني. بعد تحديث كلمة المرور، يمكن للمورد الوصول إلى بوابته الإلكترونية باستخدام نموذج "طلب عرض الأسعار". سيتم إنشاء المورد كمستخدم للموقع.
في حالة وجود حساب المورد: سيقوم النظام بإرسال رابط طلب عرض الأسعار إلى المورد. يجب على المورد تسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتماده لعرض نموذج طلب عرض الأسعار على البوابة.
يجب على المورد إدخال المبلغ والملاحظات (شروط الدفع) في النموذج والنقر على إرسال. في قسم عروض الأسعار، ستظهر عروض الأسعار السابقة. 4. عند الإرسال، ستقوم BITEX بإنشاء عرض أسعار للمورد (وضع المسودة) ضد المورد. يجب على المستخدم مراجعة عرض أسعار المورد وتقديمه. عندما يتم اقتباس جميع العناصر من طلب عرض الأسعار من قبل المورد، يتم تحديث حالة عرض الأسعار إلى "تم الاستلام" في جدول "الموردين" لطلب عرض الأسعار.
Read Supplier Quotation to know more.
- فيديو