أمر الشراء

طلب الشراء هو عقد ملزم مع المورد الذي تتعامل معه، والذي تتعهد فيه بشراء مجموعة من العناصر وفقًا لشروط معينة.

وهو يشبه أمر المبيعات ولكن بدلاً من إرساله إلى طرف خارجي، يمكنك الاحتفاظ به للسجلات الداخلية.

الصفحة الرئيسية > الشراء > الشراء > أمر الشراء

المتطلبات الأساسية

قبل إنشاء أمر شراء واستخدامه، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:

كيفية إنشاء أمر الشراء

يمكن إنشاء أمر الشراء تلقائيًا من طلب المواد أو عرض أسعار المورد.

انتقل إلى قائمة أوامر الشراء، وانقر على جديد.
حدد المورد المطلوب حسب التاريخ.
في جدول العناصر، حدد العنصر حسب الرمز، ويمكنك تغيير التاريخ المطلوب لكل عنصر.
قم بتعيين الكمية وسيتم جلب السعر تلقائيًا إذا تم تعيينه في مدير العنصر.
تعيين الضرائب.
حفظ وإرسال.

2.1 إعداد المستودعات

تعيين المستودع المستهدف: اختياريًا، يمكنك تعيين المستودع المستهدف الافتراضي حيث سيتم تسليم العناصر المشتراة. سيتم جلب هذا إلى صفوف جدول العناصر.

2.2 جلب العناصر من طلبات المواد المفتوحة

Items can be fetched into the Purchase Order automatically from open Material Requests. For this to work, the following steps need to be done:

حدد المورد في أمر الشراء.
Set default Supplier in the Item form under Item Defaults.
A Material Request needs to be present of type 'Purchase'.
انقر فوق الزر الحصول على العناصر من طلبات المواد المفتوحة الموجود أسفل اسم المورد. سيظهر الآن مربع حوار يتضمن طلبات المواد التي تحتوي على العناصر التي يكون المورد الافتراضي لها هو نفس المورد المحدد في طلب الشراء. عند تحديد طلبات المواد والنقر على الحصول على العناصر، سيتم جلب العناصر من طلبات المواد.

ملاحظة: يكون الزر الحصول على العناصر من طلبات المواد المفتوحة مرئيًا طالما أن جدول العناصر فارغ.

الميزات

3.1 العنوان والاتصال

حدد عنوان المورد: عنوان إرسال الفواتير الخاص بالمورد.
حدد عنوان الشحن: عنوان الشحن الخاص بالمورد الذي سيتم إرسال العناصر منه.
سيتم جلب العنوان وعنوان الشحن وجهة الاتصال والبريد الإلكتروني لجهة الاتصال إذا تم حفظه في مدير المورد.

بالنسبة للهند:

رقم تعريف ضريبة السلع والخدمات للمورد والشركة: رقم تعريف GST الخاص بالمورد وشركتك.
مكان التوريد: بالنسبة إلى GST، يعد مكان التوريد ضروريًا. ويتكون من اسم الدولة ورقمها.

3.2 قائمة العملات والأسعار

يمكنك تحديد العملة التي سيتم تخزين أمر الشراء بها. إذا قمت بتعيين قائمة أسعار، فسيتم جلب أسعار العناصر من تلك القائمة. سيؤدي تحديد تجاهل قاعدة التسعير إلى تجاهل قواعد التسعير المحددة في الحسابات > قاعدة التسعير.

Read about Price Lists and Multi-Currency Transactions to know more.

3.3 التعاقد من الباطن أو "توريد المواد الخام"

Setting 'Supply Raw Materials' option is useful for subcontracting where you provide the raw materials for manufacturing an item. To know more, visit the Subcontracting page.

3.4 جدول العناصر

Scan Barcode: You can add Items in the Items table by scanning their barcodes if you have a barcode scanner. Read documentation for tracking items using barcode to know more.
الكمية والسعر: عند تحديد رمز الصنف، سيتم جلب اسمه ووصفه ووحدة القياس. يتم تعيين "عامل تحويل وحدة القياس" على 1 افتراضيًا، ويمكنك تغييره اعتمادًا على وحدة القياس المستلمة من البائع، المزيد في القسم التالي.

سيتم جلب "سعر قائمة الأسعار" إذا تم تعيين سعر الشراء القياسي. يعرض "سعر الشراء الأخير" سعر العنصر من طلب الشراء الأخير. يتم جلب السعر إذا تم تعيينه في العنصر الرئيسي. يمكنك إرفاق نموذج ضريبة السلعة لتطبيق معدل ضريبة محدد على السلعة.

سيتم جلب أوزان العناصر إذا تم تعيينها في مدير العنصر وإلا أدخلها يدويًا.
Warehouse: The warehouse where the items will be delivered, will be auto filled if 'Set Target Warehouse' was set in the Purchase Order. Via Blanket Order, a Blanket Order can be linked, to know more click here. A 'Project' can be linked to track progress. A 'BOM' or Bill of Materials can also be linked to track progress.
ستعرض "الكمية حسب وحدة قياس المخزون" المخزون الحالي وفقًا لوحدة القياس المحددة في مدير العنصر. سيتم تحديث "الكمية المستلمة" عند فوترة العناصر.
التفاصيل المحاسبية: تتم تعبئة هذا القسم تلقائيًا لطلب الشراء. "حساب النفقات" هو الحساب الذي يتم إصدار فاتورة أمر الشراء عليه، ومركز التكلفة هو CC الذي يتم تحميل أمر الشراء عليه.

تاريخ "مطلوب بحلول" على كل عنصر: إذا كنت تتوقع تسليمًا جزئيًا، فسيعرف المورد الخاص بك مقدار الكمية التي يجب تسليمها في أي تاريخ. سيساعدك هذا على منع الإفراط في العرض. وسوف يساعدك أيضًا على تتبع مدى جودة أداء المورد الخاص بك في الوقت المناسب.

السماح بمعدل تقييم صفري: سيؤدي تحديد خيار "السماح بمعدل تقييم صفري" إلى السماح بتقديم إيصال الشراء حتى لو كان معدل تقييم العنصر هو 0. يمكن أن يكون هذا عنصرًا نموذجيًا أو بسبب التفاهم المتبادل مع المورد الخاص بك.

3.5 وحدة قياس الشراء وتحويل وحدة قياس المخزون

يمكنك تغيير وحدة القياس الخاصة بك وفقًا لمتطلبات المخزون الخاص بك في أمر الشراء.

على سبيل المثال، إذا قمت بشراء المواد الخام الخاصة بك بكميات كبيرة باستخدام صناديق UOM - Nos وترغب في تخزينها في UOM - Nos؛ يمكنك القيام بذلك أثناء تقديم طلب الشراء الخاص بك.

قم بتخزين UOM كأرقام في مدير العنصر. لاحظ أن وحدة القياس في العنصر الرئيسي هي وحدة قياس المخزون.
في أمر الشراء، أذكر UOM كمربع. (منذ وصول المواد في الصناديق)
في قسم المستودع والمرجع، سيتم سحب وحدة القياس كأرقام (من نموذج السلعة):

اذكر عامل التحويل UOM. على سبيل المثال، (1)؛ إذا كان الصندوق الواحد به 1 كيلو.
لاحظ أنه سيتم تحديث كمية المخزون وفقًا لذلك.

3.6 الضرائب والرسوم

إذا كان المورد الخاص بك سيفرض عليك ضرائب إضافية أو رسومًا مثل رسوم الشحن أو التأمين، فيمكنك إضافتها هنا. وسوف تساعدك على تتبع التكاليف الخاصة بك بدقة. كما أنه إذا كانت بعض هذه الرسوم تضيف إلى قيمة المنتج فيجب عليك ذكرها في جدول الضرائب.

Visit the Purchase Taxes and Charges Template page to know more about taxes.

سيتم عرض إجمالي الضرائب والرسوم أسفل الجدول.

To add taxes automatically via a Tax Category, visit this page.

تأكد من تحديد جميع الضرائب الخاصة بك في جدول الضرائب والرسوم بشكل صحيح للحصول على تقييم دقيق.

قاعدة الشحن

A Shipping Rule helps set the cost of shipping an Item. The cost will usually increase with the distance of shipping. To know more, visit the Shipping Rule page.

على سبيل المثال، يمكنك شراء سلع بقيمة X وبيعها مقابل 1.3X. لذلك، يدفع عميلك 1.3 ضعف الضريبة التي تدفعها لموردك. نظرًا لأنك قمت بالفعل بدفع الضريبة إلى المورد الخاص بك مقابل X، فإن ما تدين به لحكومتك هو فقط الضريبة على 0.3X.

من السهل جدًا تتبع ذلك في BITEX نظرًا لأن كل رئيس ضريبي هو أيضًا حساب. من الناحية المثالية، يجب عليك إنشاء حسابين لكل نوع من أنواع VAT التي تدفعها وتجمعها، "شراء VAT-X" (الأصول) و"المبيعات VAT-X" (المسؤولية)، أو شيء من هذا القبيل.

3.7 خصم إضافي

بخلاف تسجيل الخصم على كل صنف، يمكنك إضافة خصم على طلب الشراء بالكامل في هذا القسم. يمكن أن يعتمد هذا الخصم على الإجمالي الكلي، أي بعد الضريبة/الرسوم أو صافي الإجمالي، أي قبل الضريبة/الرسوم. يمكن تطبيق الخصم الإضافي كنسبة مئوية أو مبلغ.

Read Applying Discount for more details.

3.8 شروط الدفع

في بعض الأحيان لا يتم الدفع دفعة واحدة. اعتمادًا على الاتفاقية، يمكن سداد نصف المبلغ قبل الشحن والنصف الآخر بعد استلام البضائع/الخدمات. يمكنك إضافة قالب شروط الدفع أو إضافة الشروط يدويًا في هذا القسم.

Read Payment Terms to know more.

3.9 الشروط والأحكام

In Sales/Purchase transactions there might be certain Terms and Conditions based on which the Supplier provides goods or services to the Customer. You can apply the Terms and Conditions to transactions to transactions and they will appear when printing the document. To know about Terms and Conditions, click here

3.10 إعدادات الطباعة

ترويسة

You can print your request for quotation / purchase order on your company's letterhead. Know more here.

سيؤدي "تجميع العناصر نفسها" إلى تجميع نفس العناصر التي تمت إضافتها عدة مرات في جدول العناصر. ويمكن ملاحظة ذلك عند الطباعة.

طباعة العناوين

Titles of your documents can be changed. Know more here.

يمكن تسجيل الخصم الإضافي للبائع وشروط الدفع والشروط والأحكام في طلب الشراء الخاص بك.

3.11 مزيد من المعلومات

يوضح هذا القسم حالة أمر الشراء، والنسبة المئوية للأصناف المستلمة، والنسبة المئوية للأصناف التي تم إصدار فاتورة بها. إذا كان هذا أمرًا بين الشركات، فيمكن ربط أمر المبيعات هنا.

3.12 بعد التقديم

بمجرد "إرسال" طلب الشراء الخاص بك، يمكنك تشغيل الإجراءات التالية:

يمكنك إضافة العناصر وتحديثها وحذفها في طلب الشراء بالنقر فوق الزر تحديث العناصر. ومع ذلك، لا يمكنك حذف العناصر التي تم استلامها بالفعل.
الحالة: بمجرد إرساله، يمكنك تعليق أمر الشراء أو إغلاقه.
Create: From a submitted Purchase Order, you can create the following: Purchase Receipt - A receipt indicating you've received the items.
Purchase Invoice - An invoice/bill for the purchase order.
Payment Entry - A payment entry indicates that payment has been made against a purchase order.
Journal Entry - A Journal Entry is recorded in the general ledger.