فاتورة الشراء

فاتورة الشراء هي فاتورة تتلقاها من الموردين لديك والتي يتعين عليك إجراء الدفع مقابلها.

فاتورة الشراء هي عكس فاتورة المبيعات الخاصة بك تمامًا. هنا تتراكم النفقات على المورد الخاص بك. إن إنشاء فاتورة شراء يشبه إلى حد كبير إصدار أمر الشراء.

للوصول إلى قائمة فاتورة الشراء، انتقل إلى:

الصفحة الرئيسية > المحاسبة > الحسابات الدائنة > فاتورة الشراء

المتطلبات الأساسية

قبل إنشاء فاتورة الشراء واستخدامها، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:

كيفية إنشاء فاتورة الشراء:

يتم عادةً إنشاء فاتورة الشراء من أمر الشراء أو إيصال الشراء. سيتم جلب تفاصيل السلعة الخاصة بالمورد في فاتورة الشراء. ومع ذلك، يمكنك أيضًا إنشاء فاتورة الشراء مباشرةً.

لجلب التفاصيل تلقائيًا في فاتورة الشراء، انقر فوق الحصول على العناصر من. يمكن جلب التفاصيل من أمر الشراء أو إيصال الشراء.

للإنشاء اليدوي، اتبع الخطوات التالية:

انتقل إلى قائمة فاتورة الشراء، وانقر على جديد.
حدد المورد.
سيتم ضبط تاريخ ووقت النشر على الحالي، ويمكنك التعديل بعد تحديد مربع الاختيار الموجود أسفل وقت النشر.
تحديد تاريخ الاستحقاق للدفع.
إضافة العناصر والكميات في جدول العناصر.
سيتم جلب السعر والمبلغ.
حفظ وإرسال.

2.1 خيارات إضافية عند إنشاء فاتورة الشراء

Is Paid: You can tick 'Is Paid' if the amount has already been paid via an Advance Payment Entry. This should be ticked if there is full or partial payment.
Is Return (Debit Note): Tick this if the customer has returned the Items. To know more details, visit the Debit Note page.
Apply Tax Withholding Amount: If the selected Supplier has a Tax Withholding Category set, this checkbox will be enabled. For more information, visit the Tax Withholding Category page.

2.2 الحالات

مسودة: تم حفظ المسودة ولكن لم يتم إرسالها بعد إلى النظام.
الإرجاع: تم إرجاع العناصر إلى المورد.
Debit Note Issued: The Items have been returned and a Debit Note has been issued against the invoice.
تم الإرسال: تم إرسال فاتورة الشراء إلى النظام وتم تحديث دفتر الأستاذ العام.
Paid: Supplier has been fully paid the invoice amount and the corresponding Payment Entries have been submitted.
Partly Paid: Supplier has been paid a part of the invoice amount and the corresponding Payment Entries have been submitted.
غير مدفوعة: فاتورة الشراء لم تُدفع بعد.
المتأخرة: لقد انقضى تاريخ استحقاق الدفع.
ملغاة: تم إلغاء الفاتورة لسبب ما.

الميزات

3.1 الأبعاد المحاسبية

Accounting Dimensions lets you tag transactions based on a specific Territory, Branch, Customer, etc. This helps in viewing accounting statements separately based on the criteria selected. To know more, visit the Accounting Dimensions page.

ملاحظة: يتم التعامل مع المشروع ومركز التكلفة كأبعاد بشكل افتراضي.

3.2 الاحتفاظ بالفاتورة

في بعض الأحيان قد تحتاج إلى إيقاف إرسال الفاتورة.

تعليق الفاتورة: قم بتمكين مربع الاختيار هذا لتعليق فاتورة الشراء. ولا يمكن القيام بذلك إلا قبل تقديم الفاتورة. بمجرد تمكين "تعليق الفاتورة" وإرسال فاتورة الشراء، ستتغير الحالة إلى "معلق مؤقتًا".

بمجرد إرسال فاتورة الشراء ورغبتك في تغيير "تاريخ الإصدار"، يمكنك الاستعانة بزر "تعليق الفاتورة"، المتوفر في أعلى اليمين.

إذا كنت تريد الاحتفاظ بفاتورة الشراء المقدمة، فيمكنك الانتظار باستخدام خيار "حظر الفاتورة" وإذا كنت تريد إلغاء الحظر مرة أخرى، فاستخدم خيار "إلغاء حظر الفاتورة".

This is invoice level holding, Suppliers can be put on hold. Learn more here.

3.3 تفاصيل فاتورة المورد

رقم فاتورة المورد: يجوز للمورد تحديد هذا الطلب برقم خاص به. هذا للإشارة.
تاريخ فاتورة المورد: التاريخ الذي قام فيه المورد بتقديم/تأكيد طلبك من نهايته.

3.4 العنوان والاتصال

عنوان المورد: هذا هو عنوان إرسال الفواتير الخاص بالمورد.
Contact Person: If the Supplier is a Company, the person to be contacted is fetched in this field if set in the Supplier form.
عنوان الشحن: العنوان الذي سيتم شحن العناصر إليه.

بالنسبة للهند، يمكن تسجيل التفاصيل التالية لأغراض GST:

رقم ضريبة السلع والخدمات للمورد
مكان التوريد
شركة جيستين

3.5 قائمة العملات والأسعار

You can set the currency in which the Purchase Invoice order is to be sent. This is fetched from the Purchase Order. If you set a Pricing List, then the item prices will be fetched from that list. Ticking on 'Ignore Pricing Rule' will ignore the Pricing Rules set in Accounts > Pricing Rule.

Read about Price Lists and Multi-Currency Transactions to know more.

3.6 التعاقد من الباطن أو "توريد المواد الخام"

Setting 'Supply Raw Materials' option is useful for subcontracting where you provide the raw materials for manufacturing an Item. To know more, visit the Subcontracting page.

3.7 جدول العناصر

scan barcode: You can add Items in the Items table by scanning their barcodes if you have a barcode scanner. Read documentation for tracking items using barcode to know more.
The Item Code, name, description, Image, and Manufacturer will be fetched from the Item master.
الشركة المصنعة: إذا تم تصنيع العنصر من قبل شركة تصنيع معينة، فيمكن إضافته هنا. سيتم جلب هذا إذا تم تعيينه في العنصر الرئيسي.
الكمية والسعر: عند تحديد رمز الصنف، سيتم جلب اسمه ووصفه ووحدة القياس. يتم تعيين "عامل تحويل وحدة القياس" على 1 افتراضيًا، ويمكنك تغييره اعتمادًا على وحدة القياس المستلمة من البائع، المزيد في القسم التالي.

سيتم جلب "سعر قائمة الأسعار" إذا تم تعيين سعر الشراء القياسي. يعرض "سعر الشراء الأخير" سعر العنصر من طلب الشراء الأخير. يتم جلب السعر إذا تم تعيينه في العنصر الرئيسي. يمكنك إرفاق نموذج ضريبة السلعة لتطبيق معدل ضريبة محدد على السلعة.

سيتم جلب أوزان العناصر إذا تم تعيينها في مدير العنصر وإلا أدخلها يدويًا.
Discount on Price List Rate: You can apply a discount on individual Items percentage-wise or on the total amount of the Item. Read Applying Discount for more details.
وزن العنصر: يتم جلب تفاصيل وزن العنصر لكل وحدة ووحدة قياس الوزن إذا تم تعيينها في مدير العنصر، وإلا أدخلها يدويًا.
تفاصيل المحاسبة: يمكن تغيير حساب المصروفات هنا حسب رغبتك.
Deferred Expense: If the expense for this Item will be billed over the coming months in parts, then tick on 'Enable Deferred Expense'. To know more, visit the Deferred Expense page.
السماح بمعدل تقييم صفري: سيؤدي تحديد خيار "السماح بمعدل تقييم صفري" إلى السماح بتقديم إيصال الشراء حتى لو كان معدل تقييم العنصر هو 0. يمكن أن يكون هذا عنصرًا نموذجيًا أو بسبب التفاهم المتبادل مع المورد الخاص بك.
BOM: If there is a Bill of Materials created for the Item, it'll be fetched here. This is useful for reference when subcontracting.
Item Tax Template: You can set an Item Tax Template to apply a specific Tax amount to this particular Item. To know more, visit this page.
فاصل الصفحات سينشئ فاصل صفحات قبل هذا العنصر مباشرة عند الطباعة.

تحديث المخزون

Note: From version-13 onwards we have introduced immutable ledger which changes the rules for cancellation of stock entries and posting backdated stock transactions in BITEX. Learn more here.

يجب تحديد خانة الاختيار تحديث المخزون إذا كنت تريد أن يقوم BITEX بتحديث مخزونك تلقائيًا. وبالتالي، لن تكون هناك حاجة لإيصال الشراء.

3.8 الضرائب والرسوم

The Taxes and Charges will be fetched from the Purchase Order or Purchase Receipt.

Visit the Purchase Taxes and Charges Template page to know more about taxes.

سيتم عرض إجمالي الضرائب والرسوم أسفل الجدول.

To add taxes automatically via a Tax Category, visit this page.

تأكد من تحديد جميع الضرائب الخاصة بك في جدول الضرائب والرسوم بشكل صحيح للحصول على تقييم دقيق.

قاعدة الشحن

A Shipping Rule helps set the cost of shipping an Item. The cost will usually increase with the distance of shipping. To know more, visit the Shipping Rule page.

3.9 خصم إضافي

يمكن تعيين أي خصومات إضافية على الفاتورة بأكملها في هذا القسم. يمكن أن يعتمد هذا الخصم على الإجمالي الكلي، أي الضريبة/الرسوم اللاحقة أو الإجمالي الصافي، أي الضريبة/الرسوم قبل الضريبة. يمكن تطبيق الخصم الإضافي كنسبة مئوية أو مبلغ.

Visit the Applying Discount page for more details.

3.10 الدفعة المقدمة

For high-value Items, the seller can request an advance payment before processing the order. The Get Advances Received button opens a popup from where you can fetch the orders where advance payment was made. To know more, visit the Advance Payment Entry page.

3.11 شروط الدفع

قد يتم سداد الفاتورة على أجزاء اعتمادًا على تفاهمك مع المورد. يتم جلب هذا إذا تم تعيينه في أمر الشراء.

To know more, visit the Payment Terms page.

3.12 شطب

Write off happens when the Customer pays an amount less than the invoice amount. This may be a small difference like 0.50. Over several orders, this might add up to a big number. For accounting accuracy, this difference amount is 'written off'. To know more, visit the Payment Terms page.

3.13 الشروط والأحكام

In Sales/Purchase transactions there might be certain Terms and Conditions based on which the Supplier provides goods or services to the Customer. You can apply the Terms and Conditions to transactions to transactions and they will appear when printing the document. To know about Terms and Conditions, click here

3.14 إعدادات الطباعة

ترويسة

You can print your Purchase Invoice on your Company's letterhead. Know more here.

سيؤدي "تجميع العناصر نفسها" إلى تجميع نفس العناصر التي تمت إضافتها عدة مرات في جدول العناصر. ويمكن ملاحظة ذلك عند الطباعة.

طباعة العناوين

Purchase Invoice headings can also be changed when printing the document. You can do this by selecting a Print Heading. To create new Print Headings go to: Home > Settings > Printing > Print Heading. Know more here.

تفاصيل 3.15 GST (للهند)

يمكن تعيين التفاصيل التالية لـ GST:

فئة GST
نسخة الفاتورة
عكس تهمة
التجارة الإلكترونية ضريبة السلع والخدمات
الأهلية للحصول على مركز التجارة الدولية
الاستفادة من ضريبة ITC المتكاملة
الاستفادة من الضريبة المركزية لمركز التجارة الدولية
استفادت من ضريبة ولاية ITC / UT
متاح ضرائب مركز التجارة الدولية

3.16 مزيد من المعلومات

هو إدخال مفتوح: إذا كان هذا إدخالاً مفتوحًا للتأثير على حساباتك، فاختر "نعم". على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بالترحيل من ERP آخر إلى BITEX في منتصف العام، فقد ترغب في استخدام إدخال افتتاحي لتحديث أرصدة الحسابات في BITEX.
الملاحظات: يمكن إضافة أي ملاحظات إضافية حول فاتورة الشراء هنا.

3.17 بعد التقديم

عند تقديم فاتورة الشراء، يمكن إنشاء المستندات التالية مقابلها:

المزيد

4.1 التأثير المحاسبي

كما هو الحال مع فاتورة المبيعات، في فاتورة الشراء، يتعين عليك إدخال حساب المصاريف أو حساب الأصول لكل صف في جدول العناصر. يساعد هذا في تحديد ما إذا كان العنصر أصلًا أم نفقة. يمكنك أيضًا تغيير مركز التكلفة. يمكن أيضًا تعيينها في العنصر الرئيسي. يمكن تعيين مركز التكلفة على مستوى الشركة.

ستؤثر فاتورة الشراء على حساباتك على النحو التالي:

الإدخالات المحاسبية (GL Entry) لعملية "شراء" نموذجية مزدوجة الإدخال:
الديون: المصروفات أو الأصول (صافي الإجماليات، باستثناء الضرائب)
الضرائب (/ الأصول إذا كانت من النوع VAT أو المصاريف مرة أخرى)
المورد

4.2 المحاسبة عند تحديد الدفع

إذا تم تحديد مدفوع، فسيقوم BITEX أيضًا بإجراء الإدخالات المحاسبية التالية:

الديون:

المورد

الاعتمادات:

الحساب البنكي/النقدي

لرؤية الإدخالات في فاتورة الشراء الخاصة بك بعد "الإرسال"، انقر على "عرض دفتر الأستاذ".

4.3 هل الشراء "نفقة" أم "أصل"؟

إذا تم استهلاك السلعة فور شرائها، أو إذا كانت خدمة، فإن الشراء يصبح "نفقة". على سبيل المثال، تعتبر فاتورة الهاتف أو فاتورة السفر "نفقة" - فهي مستهلكة بالفعل.

بالنسبة لعناصر المخزون، التي لها قيمة، فإن هذه المشتريات ليست "مصروفات" بعد، لأنها لا تزال لها قيمة أثناء بقائها في مخزونك. هم "الأصول". إذا كانت مواد خام (تستخدم في عملية ما)، فسوف تصبح "نفقة" لحظة استهلاكها في العملية. إذا تم بيعها إلى العميل، فإنها تصبح "نفقة" عندما تقوم بشحنها إلى العميل.

4.4 خصم الضرائب من المصدر

في العديد من البلدان، قد يطلب منك القانون خصم الضرائب أثناء الدفع لمورديك. ويمكن أن تستند هذه الضرائب إلى معدل قياسي. بموجب هذا النوع من المخططات، عادةً إذا تجاوز المورد حدًا معينًا للدفع، وإذا كان نوع المنتج خاضعًا للضريبة، فقد يتعين عليك خصم بعض الضرائب (التي تدفعها إلى حكومتك، نيابة عن المورد الخاص بك).

للقيام بذلك، سيتعين عليك إنشاء حساب ضريبي جديد ضمن "الالتزامات الضريبية" أو ما شابه ذلك وإيداع هذا الحساب بالنسبة المئوية التي يتعين عليك خصمها مقابل كل معاملة.

4.5 تعليق الدفعات الخاصة بفاتورة الشراء

هناك طريقتان لتعليق فاتورة الشراء:

تعليق مدى التاريخ
عقد صريح

عقد صريح

يحتفظ الحجز الصريح بفاتورة الشراء إلى أجل غير مسمى. للقيام بذلك، في قسم "تعليق الفاتورة" في نموذج فاتورة الشراء، ما عليك سوى تحديد مربع الاختيار "تعليق الفاتورة". في الحقل النصي "سبب التعليق"، اكتب تعليقًا يوضح سبب تعليق الفاتورة.

إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بفاتورة مقدمة، فانقر فوق الزر "إنشاء" ثم انقر فوق "حظر الفاتورة". أضف أيضًا تعليقًا يوضح سبب تعليق الفاتورة في مربع الحوار المنبثق وانقر على "حفظ".

تعليق مدى التاريخ

يحتفظ تعليق فترة التاريخ بفاتورة الشراء حتى تاريخ محدد. للقيام بذلك، في قسم "تعليق الفاتورة" في نموذج فاتورة الشراء، حدد مربع الاختيار "تعليق الفاتورة". بعد ذلك، أدخل تاريخ الإصدار في مربع الحوار المنبثق وانقر على "حفظ". تاريخ الإصدار هو التاريخ الذي ينتهي فيه تعليق المستند.

بعد حفظ الفاتورة، يمكنك تغيير تاريخ الإصدار من خلال النقر على الزر المنسدل "تعليق الفاتورة" ثم "تغيير تاريخ الإصدار". سيؤدي هذا الإجراء إلى ظهور مربع حوار.

حدد تاريخ الإصدار الجديد وانقر على "حفظ". يجب عليك أيضًا إدخال تعليق في حقل "سبب التعليق".

يحيط علما بما يلي:

لن يتم تضمين جميع المشتريات التي تم تعليقها في جدول مراجع إدخال الدفع
لا يمكن أن يكون تاريخ الإصدار في الماضي.
لا يمكنك حظر أو إلغاء حظر فاتورة الشراء إلا إذا كانت غير مدفوعة.
لا يمكنك تغيير تاريخ الإصدار إلا إذا كانت الفاتورة غير مدفوعة.

4.6 المحاسبة المؤقتة للمصروفات (فقط للبنود غير المخزونة)

في العديد من المواقف، يتم تلقي خدمة وتكبد النفقات، ولكن يتم إصدار فواتير الشراء لهذه الخدمة في الشهر التالي، لذلك لا تتدفق هذه النفقات إلى بياناتك المالية الشهرية مثل الأرباح والخسائر لأن الفواتير لا تزال معلقة. تساعدك المحاسبة المؤقتة على معالجة هذه المشكلة. فيما يلي خطوات إعداد المحاسبة المؤقتة.

تمكين المحاسبة المؤقتة في الشركة الرئيسية وتعيين الحساب المؤقت الافتراضي

قم بعمل إيصال شراء لعنصر غير مخزون

ستكون الإدخالات المحاسبية مقابل إيصال الشراء كما يلي

قم بعمل فاتورة شراء مقابل إيصال الشراء وسيتم نشر إدخالات المحاسبة مقابل فاتورة الشراء كالمعتاد

عند ترحيل فاتورة الشراء، سيتم عكس القيود المحاسبية مقابل إيصال الشراء