إعدادات تسمية المستند
يمكن إعطاء البادئات والمعاملات الرئيسية على شكل سلسلة تسمية.
يتيح لك BITEX إنشاء بادئات لمستنداتك، مع كل بادئة تشكيل سلسلة خاصة بها. على سبيل المثال، سيكون للسلسلة ذات البادئة INV12#### الأرقام INV120001، INV120002، وهكذا.
يمكنك الحصول على سلسلة متعددة لجميع معاملاتك. على سبيل المثال، يمكن إنشاء معرفات فاتورة المبيعات مثل هذه:
- ACC-SINV-.YYYY.-
- SINV12####
- مبيعاتINV-00####
يمكنك تحديد أو تحديد نمط سلسلة التسمية من:
الصفحة الرئيسية > الإعدادات > إعدادات تسمية المستند
1. إعداد سلسلة تسمية للمستندات
- حدد المعاملة التي تريد إنشاء السلسلة لها. سيقوم النظام بتحديث السلسلة الحالية في مربع النص.
- قم بتحرير السلسلة كما هو مطلوب باستخدام بادئات فريدة لكل سلسلة. ستكون البادئة الأولى هي البادئة الافتراضية. يجب إضافة كل سلسلة تسمية بادئة جديدة في سطر جديد. ستكون سلسلة التسمية المضافة حديثًا متوفرة في المستند.
- إذا كنت تريد من المستخدم تحديد سلسلة بشكل صريح بدلاً من السلسلة الافتراضية، فحدد مربع الاختيار "يجب على المستخدم التحديد دائمًا". لن تكون هناك سلسلة تسمية افتراضية إذا تم تحديد هذا الخيار.
- يمكنك أيضًا تحديث نقطة بداية السلسلة عن طريق إدخال اسم السلسلة ونقطة البداية في قسم "تحديث السلسلة".
- انقر فوق الزر "تحديث" لتحديث مجموعة سلاسل التسمية للمستند المحدد.
ملاحظة: لرؤية سلسلة التسمية المضافة حديثًا، انقر فوق الإعدادات > إعادة التحميل.
2. السنة المالية في سلسلة التسمية
يمكنك أيضًا إظهار السنة المالية في سلسلة التسمية. افتراضيًا، إذا قمت بإدخال "YYYY" في سلسلة التسمية، فسيتم اختيار العام الحالي. لتعيين سلسلة التسمية بناءً على السنة المالية، أدخل شيئًا مثل "ACC-SINV-.19-20.-" حيث 19-20 هي السنة المالية الحالية. ومن الشائع أن يكون هناك سلسلة منفصلة لكل سنة مالية.
كما ترون، في لقطة الشاشة التالية لفاتورة المبيعات، تم إدراج عام 2019:
3. تحديث القيمة الحالية لسلسلة التسمية الموجودة
يمكنك تغيير رقم تسلسل البداية/الحالي لسلسلة موجودة.
- ضمن قسم Update Series، حدد البادئة التي سيتم تغيير تسلسلها.
- سيتم جلب القيمة الحالية وعرضها.
- قم بتغيير رقم التسلسل/البدء الموجود إذا لزم الأمر.
- انقر على تحديث رقم السلسلة.
على سبيل المثال، إذا كان رقم سلسلة أمر المبيعات الحالي هو 16، وتريد إعادة تشغيله أو تعيينه على 50، فأدخل 0 أو 50 حسب حالتك. سيبدأ أي أمر مبيعات جديد يتم إنشاؤه من الرقم التسلسلي الجديد.
To know more about this, visit this article.
نصيحة: يمكن أن يكون لديك سلسلة منفصلة لكل نوع من العملاء أو لكل نوع كل من منافذ البيع بالتجزئة الخاصة بك.
4. استخدام قيم الحقول في تسمية السلسلة
تفضل بعض الشركات الاستفادة من "الرموز القصيرة" للموردين، مثل WN لـ "ملاحظات الويب" الخاصة بالشركة والتي يمكن استخدامها لاحقًا في سلسلة التسمية للتعرف السريع.
على سبيل المثال:
يتم إنشاء حقل مخصص "معرف البائع" ضمن المستند: المورد. ثم ضمن سلسلة التسمية، نسمح بشيء مثل بو-.YY.MM.-.vendorid.-.#### يؤدي إلى "PO-1503-WN-00001"
5. تحديث المستندات المعدلة
تفضل بعض الشركات تسمية المستندات المعدلة كمستندات جديدة. يوفر BITEX ميزة لتكوين هذا الإعداد بناءً على متطلباتك.
لتكوين تسمية المستندات المعدلة:
- انتقل إلى قسم المستندات المعدلة.
- اختر أحد الخيارات التالية:
- قم بتطبيق عداد التعديل الافتراضي لتغيير التسمية لجميع أنواع المستندات.
- قم بتخصيص التسمية لأنواع مستندية معينة عن طريق تحديد أنواع المستندات ذات الصلة وتحديد طرق التسمية الخاصة بها.
- انقر فوق "تحديث عداد التعديل" لحفظ التغييرات.