تلقي المدفوعات المجمعة في BITEX

استخدم سير عمل الدفعات المجمعة عندما تتلقى إيصالًا واحدًا يقوم بتسوية عدة فواتير، أو عندما تحتاج إلى تسوية السلف الموجودة، أو عندما تأتي العديد من الإيصالات من كشف حساب بنكي أو نظام خارجي. تعتمد الطريقة الصحيحة على المكان الذي تبدأ فيه معلومات الدفع.

اختر الطريقة الصحيحة

الطريقة الأولى: استلام دفعة واحدة مقابل فواتير متعددة

استخدم إدخال الدفع عندما يقوم العميل بإجراء دفعة واحدة وتريد تخصيص هذا المبلغ عبر أكثر من فاتورة مبيعات واحدة.

1. انتقل إلى المحاسبة > إدخال الدفع وقم بإنشاء إدخال دفع جديد.
2. اضبط نوع الدفع على استلام.
3. حدد نوع الطرف كـ العميل، ثم حدد العميل.
4. أدخل المبلغ المستلم والحساب البنكي أو النقدي والرقم المرجعي والتاريخ المرجعي.
5. في جدول مراجع الدفع، أضف فواتير المبيعات أو استخدم الحصول على الفواتير المستحقة.
6. أدخل المبلغ المخصص لكل فاتورة. يمكن لنفس الدفعة تسوية فواتير متعددة كليًا أو جزئيًا.
7. قم بمراجعة إجمالي المبلغ المخصص، والمبلغ غير المخصص، ومبلغ الفرق، ثم احفظ إدخال الدفع وأرسله.

تعرض لقطة الشاشة أدناه إيصالًا واحدًا مخصصًا لفواتير مبيعات متعددة في جدول مراجع الدفع.

إدخال الدفع مع مراجع الفاتورة المتعددة.

الطريقة الثانية: تسوية دفعة أو سلفة موجودة

استخدم تسوية الدفع عندما يكون الإيصال مسجلاً بالفعل ولكن غير مرتبط بالفواتير الصحيحة. يعد هذا أمرًا شائعًا عندما يدفع العميل مقدمًا، أو عندما يتم إدخال دفعة قبل إرسال الفاتورة، أو عندما تظل الدفعة المستوردة غير مخصصة.

1. انتقل إلى المحاسبة > تسوية الدفع.
2. حدد الشركة ونوع الطرف والطرف وحساب المدين ونطاق التاريخ.
3. انقر فوق الحصول على إدخالات لم تتم تسويتها لجلب الدفعات الحالية والسلف وقيود اليومية والفواتير المستحقة.
4. تخصيص مبلغ الدفع المتاح مقابل الفواتير الصحيحة.
5. انقر تسوية بعد التحقق من التخصيصات.

استخدم هذه الطريقة عندما لا تحتاج إلى إنشاء إيصال جديد، فقط قم بربط إدخالات المحاسبة الموجودة بالفواتير.

يتم استخدام تسوية الدفع بعد وجود الدفعة أو السلفة بالفعل.

الطريقة الثالثة: استلام المدفوعات وتسويتها من كشف حساب بنكي

استخدم أداة تسوية البنك عندما يكون كشف الحساب البنكي هو نقطة البداية. يكون هذا مفيدًا عندما يكون هناك العديد من الودائع الواردة وتريد مطابقتها مع الفواتير أو إدخالات الدفع.

1. انتقل إلى المحاسبة > أداة تسوية البنك.
2. اختر الشركة والحساب البنكي.
3. قم بتحميل كشف الحساب البنكي أو جلب المعاملات البنكية إذا تم تكوين التكامل البنكي.
4. استخدم الحصول على الإدخالات التي لم تتم تسويتها أو التسوية التلقائية لمطابقة الودائع مع إدخالات الدفع والفواتير الحالية.
5. قم بإنشاء أو تعديل إدخالات الدفع للإيصالات غير المتطابقة، ثم قم بمطابقتها مع المعاملة المصرفية.

تعتبر هذه الطريقة هي الأفضل عندما تأتي بيانات الإيصال من البنك وليس من قائمة معدة يدويًا.

أداة التسوية المصرفية للمعاملات المصرفية التي تم تحميلها أو مزامنتها.

الطريقة الرابعة: استيراد العديد من إدخالات الدفع المنفصلة

استخدم استيراد البيانات عندما تحتاج إلى إنشاء العديد من الإيصالات المنفصلة في BITEX من جدول بيانات. ويختلف هذا عن تقسيم دفعة عميل واحد عبر عدة فواتير؛ يمثل كل صف هنا إدخال دفع أو صفًا فرعيًا مطلوبًا لقالب استيراد إدخال الدفع.

1. انتقل إلى استيراد البيانات وقم بإنشاء سجل استيراد بيانات جديد.
2. اضبط نوع المستند على إدخال الدفع.
3. حدد إدراج سجلات جديدة عند إنشاء إيصالات جديدة.
4. قم بتنزيل القالب واملأ الحقول الرئيسية المطلوبة مثل نوع الدفع وتاريخ الترحيل والشركة ونوع الطرف والطرف والحسابات والمبلغ المدفوع والرقم المرجعي والتاريخ المرجعي.
5. إذا كان يجب تخصيص الإيصال للفواتير، فقم بتضمين صفوف الجدول الفرعي لمراجع الدفع في القالب.
6. قم بتحميل الملف المكتمل، وابدأ الاستيراد، وأصلح أخطاء التحقق من الصحة قبل الاستيراد إلى الإنتاج.

استخدم هذه الطريقة فقط بعد اختبار القالب مع عدد قليل من السجلات، خاصة إذا كنت تخطط لإرسال إدخالات الدفع بعد الاستيراد.

يمكن لاستيراد البيانات إنشاء سجلات إدخال الدفعات بشكل مجمّع من القالب.

بعد ترحيل الإيصالات بالجملة

• تحقق من تقرير دفتر أستاذ العملاء والحسابات المدينة للعملاء المتأثرين.
• مراجعة دفتر الأستاذ العام لحسابات البنك والنقد والذمم والشطب والخصم.
• استخدم التسوية البنكية للتأكد من مسح إدخالات الدفع مقابل كشف الحساب البنكي.
• التحقق من أي مبلغ غير مخصص أو مبلغ الفرق أو أرباح أو خسائر صرف العملات أو الشطب قبل إغلاق الفترة.

الأخطاء الشائعة

• إنشاء إدخال دفع واحد لكل فاتورة عندما يغطي إيصال مصرفي واحد فواتير متعددة.
• استخدام تسوية الدفع قبل تسجيل الدفعة أو السلفة.
• استيراد إدخالات الدفع بدون الصفوف الفرعية لمراجع الدفع، مما يؤدي إلى ترك الفواتير معلقة.
• تجاهل الاستقطاعات أو الشطب أو الرسوم المصرفية أو فروق الصرف.
• إرسال السجلات المستوردة دون اختبار القالب في موقع مرحلي أو اختباري أولاً.