التكرار التلقائي للأوامر والفواتير المتكررة
يتيح التكرار التلقائي لـ BITEX إنشاء مستندات متكررة من أمر أو فاتورة موجودة. استخدمها عندما يتعين إنشاء معاملة العميل أو المورد نفسها وفقًا لجدول زمني محدد، مثل فواتير الخدمة الشهرية، أو فواتير الإيجار، أو فواتير الشراء المتكررة، أو أوامر البيع والشراء المتكررة.
لا يحل سجل التكرار التلقائي محل المستند الأصلي. يستخدم المستند المحدد كمرجع ويقوم بإنشاء مستندات جديدة منه بناءً على الجدول الزمني الذي تحدده.
قبل أن تبدأ
- تأكد من صحة المستند المصدر، بما في ذلك الطرف والشركة والأصناف والضرائب وقائمة الأسعار والمستودع وشروط الدفع والأبعاد المحاسبية.
- استخدم طلبًا أو فاتورة مقدمة عندما يجب أن يستند المستند المتكرر إلى معاملة نهائية.
- إذا طلب منك نموذج التكرار التلقائي تمكين السماح بالتكرار التلقائي، فافتح تخصيص النموذج للمصدر DocType، ومكّن السماح بالتكرار التلقائي، وقم بتحديث التخصيص.
- قرر ما إذا كانت المستندات الجديدة يجب أن تظل كمسودات أم سيتم إرسالها تلقائيًا باستخدام إرسال عند الإنشاء.
1. افتح أمر المصدر أو الفاتورة
افتح الطلب أو الفاتورة التي يجب تكرارها. يصبح هذا المستند قالبًا للمستندات المتكررة المستقبلية. في هذا المثال، يتم استخدام فاتورة المبيعات SINV-25-00006 كمستند مرجعي.
يتم استخدام فاتورة المبيعات المصدر كمستند مرجعي للتكرار التلقائي
بالنسبة للأوامر المتكررة، استخدم نفس الأسلوب مع أمر المبيعات أو أمر الشراء. بالنسبة للفواتير المتكررة، استخدم فاتورة المبيعات أو فاتورة الشراء.
2. افتح التكرار التلقائي
انتقل إلى التكرار التلقائي من شريط البحث أو من وحدة التشغيل الآلي، ثم انقر فوق إضافة تكرار تلقائي.
قائمة التكرار التلقائي حيث يمكن إنشاء إعداد متكرر جديد
3. حدد الوثيقة المرجعية
في نموذج التكرار التلقائي، حدد نوع المستند المرجعي والمستند المرجعي الدقيق الذي يجب تكراره. قم بتعيين تاريخ البدء الذي يجب أن يبدأ منه BITEX في إنشاء المستندات. أضف تاريخ الانتهاء إذا كان من المفترض أن يتوقف التكرار تلقائيًا.
إعداد التكرار التلقائي مع تحديد فاتورة المبيعات كمستند مرجعي
قم بتمكين الإرسال عند الإنشاء فقط إذا كان يجب إرسال الطلبات أو الفواتير التي تم إنشاؤها تلقائيًا. أبقِه معطلاً إذا كان على المستخدم مراجعة كل مستند تم إنشاؤه قبل الإرسال.
4. قم بتعيين الجدول الزمني
في قسم الجدول، اختر عدد المرات التي يجب أن يقوم فيها BITEX بإنشاء المستند المتكرر. تشمل الخيارات الشائعة جداول يومية وأسبوعية وشهرية وربع سنوية ونصف سنوية وسنوية. بالنسبة للجداول الشهرية، قم بتعيين يوم من الشهر أو اختر اليوم الأخير من الشهر، اعتمادًا على كيفية تكرار المعاملة.
علامة تبويب الجدول الزمني توضح التردد المتكرر للتكرار التلقائي
على سبيل المثال: بالنسبة لفاتورة خدمة شهرية، اضبط التكرار على شهريًا واستخدم تاريخ بدء، مثل اليوم الأول من دورة الفوترة.
5. تكوين الإخطارات
استخدم قسم الإشعارات إذا كان من المفترض أن يتلقى المستلمون بريدًا إلكترونيًا عند إنشاء المستند. يمكنك اختيار قالب البريد الإلكتروني والموضوع والرسالة وتنسيق الطباعة وقائمة المستلمين. اترك الإشعارات معطلة إذا كان فريق الشؤون المالية أو فريق المبيعات سيقوم بمراجعة المستندات وإرسالها يدويًا.
6. حفظ ومراقبة التكرار التلقائي
احفظ سجل التكرار التلقائي. سيقوم BITEX بإنشاء مستندات جديدة وفقًا للجدول الزمني. قم بمراجعة المستندات التي تم إنشاؤها بانتظام، خاصة عند تغيير الأسعار أو الضرائب أو العناوين أو شروط الدفع.
أمثلة
- فاتورة المبيعات المتكررة: قم بإنشاء فاتورة شهرية لاشتراك العميل أو عقد الخدمة.
- فاتورة الشراء المتكررة: قم بتسجيل فاتورة منتظمة للمورد مثل الإيجار أو الاستضافة أو الصيانة.
- ** أمر المبيعات المتكرر: ** قم بإنشاء طلبات عملاء متكررة لجدول توريد يمكن التنبؤ به.
- أمر الشراء المتكرر: إنشاء أوامر شراء متكررة للعناصر التي تم شراؤها بشكل روتيني.
ملاحظات
- قم بتعطيل سجل التكرار التلقائي عندما تنتهي الاتفاقية المتكررة قبل تاريخ الانتهاء.
- قم بتحديث أو إنشاء مستند مصدر جديد عندما تتغير الأسعار أو الضرائب أو العناصر أو المستودعات أو الشروط بشكل جوهري.
- استخدم الإرسال عند الإنشاء بعناية، لأن الفواتير والأوامر المقدمة قد تؤثر على المخزون والمحاسبة وسير العمل النهائي.
- بالنسبة للفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني، تحقق من قائمة المستلمين وتنسيق الطباعة قبل تمكين الإشعارات التلقائية.