إدخال الدفع
إدخال الدفع هو سجل يشير إلى أنه تم إجراء دفعة لفاتورة.
يمكن إجراء إدخال الدفع مقابل المعاملات التالية.
- فاتورة المبيعات
- فاتورة الشراء
- أمر المبيعات (الدفعة المقدمة)
- أمر الشراء (الدفعة المقدمة)
- المطالبة بالنفقات
- التحويل الداخلي
في BITEX، هناك خياران يمكن للمستخدم من خلالهما التقاط الدفع:
- إدخال الدفع (افتراضي)
- إدخال دفتر اليومية
فيما يلي الرسوم البيانية لفهم التدفق:
للوصول إلى قائمة إدخال الدفع، انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية > المحاسبة > حسابات القبض/الدفع > إدخال الدفع
- المتطلبات الأساسية
يمكن أيضًا إنشاء إدخال دفع مباشرةً ثم ربطه بالطلب/الفاتورة لاحقًا. قبل إنشاء واستخدام إدخال الدفع، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:
إذا كنت تتبع دورة المبيعات/الشراء، فستحتاج إلى ما يلي:
- Sales Order (Advance Payment)
- Purchase Order (Advance Payment)
- Sales Invoice
- Purchase Invoice
إعداد:
- Chart Of Accounts
- Company (for default accounts)
- كيفية إنشاء إدخال الدفع
عند إرسال مستند يمكن من خلاله إجراء إدخال الدفع، ستجد خيار الدفع ضمن الزر إنشاء.
- تغيير تاريخ النشر.
- سيتم تعيين نوع الدفع بناءً على المعاملة التي تأتي منها. الأنواع هي "استلام" و"دفع" و"تحويل داخلي".
- سيتم جلب نوع الطرف، الطرف، اسم الطرف تلقائيًا.
- The Account Paid To and Account Paid From will be fetched as set in the Company form.
- سيتم جلب المبلغ المدفوع من الفاتورة.
- حفظ وإرسال.
2.1 إنشاء الدفع يدويًا
A Payment Entry created manually will have no order/invoice linked to it. Payments made this will be recorded in the Customer's/Supplier's account and can be reconciled later using the Payment Reconciliation Tool.
- انتقل إلى قائمة إدخال الدفع وانقر على جديد.
- حدد نوع الطرف والعميل/المورد المعني.
- حدد الحساب البنكي/الحساب النقدي المدفوع إلى والمدفوع منه. أدخل رقم الشيك وتاريخ التحويل البنكي.
- أدخل المبلغ المدفوع.
- حفظ وإرسال.
- الميزات
3.1 تحديد طريقة الدفع
طريقة الدفع: يساعد إدخال هذا في تصنيف إدخالات الدفع بناءً على طريقة الدفع المستخدمة. طرق الدفع يمكن أن تكون البنك، نقدا، التحويل البنكي، الخ.
Tip: In the Mode of Payment master, default Account can be set. This default payment Account will be fetched into Payment Entries.
3.2 الدفع من/إلى
- نوع الطرف: سواء كان عميلاً أو موردًا أو موظفًا أو مساهمًا أو طالبًا أو عضوًا في منظمة غير حكومية.
- الطرف: الطرف المحدد الذي تم إدخال الدفع له.
- اسم الحزب: اسم الحزب، يتم جلبه تلقائيًا.
- Company Bank Account: Your Company's Bank Account.
- Party Bank Account: The Party's Bank Account.
- جهة الاتصال: إذا كان الطرف عبارة عن منظمة، فيمكن تخزين جهة الاتصال هنا.
3.3 الحسابات
- رصيد الطرف: المبلغ الإجمالي المستحق أو المستحق الدفع من العميل أو المورد من الفواتير المحددة في إدخال الدفع الحالي. المبالغ المدفوعة ستكون إيجابية وإذا تم سداد الدفعات المقدمة ستكون سلبية.
- Account Paid From: The Account from which the amount will be deducted when Payment is submitted.
- Account Paid To: The CoA account from which the amount will be added when Payment Entry is submitted.
- Account Currency: The Currencies of these accounts will be fetched as set in the Account and cannot be edited here. To know about more about transactions in multiple currencies, visit this page.
- رصيد الحساب: إجمالي رصيد المبلغ من جميع فواتير الحسابات المحددة.
المبلغ المدفوع: يظهر في هذا الحقل المبلغ الإجمالي المدفوع لإدخال الدفع الحالي.
ملاحظة: عند إجراء إدخالات الدفع، سيتم جلب الحساب البنكي الافتراضي بالترتيب التالي إذا تم تعيينه:
نموذج الشركة الحساب الافتراضي لطريقة الدفع الحساب البنكي الافتراضي للعميل/المورد حدد يدويًا في إدخال الدفع
3.4 المرجع
جلب الفواتير المعلقة
يمكن استخدام هذا لتسديد الدفعات إلى فواتير مبيعات متعددة باستخدام إدخال دفع واحد. عند إنشاء إدخال دفع جديد، عند النقر فوق الزر الحصول على الفواتير المعلقة أو زر الحصول على الطلبات المعلقة، سيتم جلب جميع الفواتير المعلقة والأوامر المفتوحة على التوالي للطرف. يجب عليك إدخال "المبلغ المدفوع" لرؤية هذا الزر. من هنا يمكن تحديد نطاق التاريخ والفواتير المراد جلبها.
إذا لم يسدد الطرف المبلغ بالكامل، أدخل المبلغ المدفوع في الحقل "المخصص".
في حالة إنشاء إدخال دفع للعميل، سيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة المبيعات. وعلى نفس المنوال، عند إنشاء إدخال دفع لمورد، سيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة الشراء.
جدول مراجع الدفع
- النوع: ما إذا كان يتم الدفع مقابل أمر مبيعات أو فاتورة مبيعات أو قيد دفتر يومية.
- الاسم: تم جلب/تحديد معرف المعاملة المعينة هنا.
- المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي لفاتورة/إدخال دفتر يومية واحد في الصف.
- المستحق: المبلغ المطلوب استلامه/دفعه مقابل هذه الفاتورة.
- Allocated: If the Paid Amount is less than the invoice amount only the paid amount will be allocated to the invoice(s) fetched in the Payment Entry. The payment may be made in parts, for example, if there are three invoices of amounts 20, 20, 20, the Paid Amount is 60 then this Paid Amount will be distributed equally. Payment Terms may also be involved.
ما هو المبلغ غير المخصص؟
عند إجراء إدخال دفع في BITEX ويكون المبلغ المدفوع أكبر من إجمالي مبلغ الفاتورة، يتم تخزينه في حساب العميل/المورد. ومن ثم فإن هذا المبلغ "غير مخصص" حاليًا. يمكن استخدام المبلغ غير المخصص مقابل الفواتير المستقبلية.
على سبيل المثال، قمت بإنشاء فاتورة مبيعات بإجمالي 1000 ودفع العميل 1500. عند إنشاء فاتورة أخرى لهذا العميل في المستقبل بمبلغ 1000 مرة أخرى، يمكن استخدام الـ 500 المدفوعة مسبقًا.
3.5 الخصومات أو الخسارة
عند إنشاء إدخال دفع مقابل فاتورة، قد يكون هناك بعض الاختلاف في المبلغ المدفوع الفعلي ومبلغ الفاتورة المستحق. قد يكون هذا الاختلاف بسبب أخطاء التقريب أو التغيرات في سعر صرف العملة. يمكنك تعيين حساب هنا حيث سيتم حجز مبلغ الفرق هذا.
يمكن شطب الخسارة/الخصومات. دعونا نرى مثالاً هنا حيث يكون المبلغ المدفوع 25 ولكن المبلغ المخصص هو 30 حيث أن 30 هو المبلغ الذي سيتم تحصيله وفقًا للفاتورة. سيكون "مبلغ الفرق" 5 في هذه الحالة. يمكن أن يحدث مبلغ الفرق هذا بسبب الخصومات أو صرف العملات. يجب أن يكون مبلغ الفرق 0 حتى تتمكن من إرسال إدخال الدفع. ويمكن تعديل ذلك باستخدام زر إدخال الفرق. سيتم تعديل المبلغ في حساب الشطب.
3.6 شطب
يحدث الشطب عندما يكون المبلغ المدفوع أقل من المبلغ المخصص. أي. يعتبر المبلغ المتبقي مفقودًا في الرسوم المتنوعة أو لن يتم دفع هذا المبلغ. وهذا يعتبر خسارة.
3.5 بعد التقديم
حفظ وإرسال إدخال الدفع. عند الإرسال، سيتم تحديث المعلقة في الفواتير.
إذا تم إنشاء إدخال الدفع مقابل أمر المبيعات أو أمر الشراء، فسيتم تحديث الحقل "الدفعة المقدمة" فيهما. عند إنشاء فاتورة مقابل تلك المعاملات، سيتم تحديث إدخال الدفع تلقائيًا في تلك الفاتورة حتى تتمكن من تخصيص مبلغ الفاتورة مقابل إدخال الدفعة المقدمة.
بالنسبة للدفعات الواردة، سيتم ترحيل الحسابات على النحو التالي.
- الخصم: البنك أو الحساب النقدي
- الائتمان: العميل (المدين)
بالنسبة للدفعة الصادرة:
- الخصم: المورد (الدائن)
- الائتمان: البنك أو الحساب النقدي
- حالات أخرى
4.1 إدخال الدفع متعدد العملات
إذا كنت تريد الاحتفاظ بحساب مستحق/مدفوع بالعملة الأجنبية، فقم بإنشاء حسابات بالعملة الأجنبية (تختلف عن عملة الشركة) واربطها في حساب الطرف. على سبيل المثال:
BITEX allows you maintain accounts and invoicing in multiple currency. If an invoice is made in the party currency, Currency Exchange Rate between the Company's base currency and party currency is also entered in the invoice.
ملاحظة: يجب إنشاء حساب مدين/دائن منفصل وتحديده في فاتورة/أمر المبيعات حتى يعمل صرف العملات بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا كان العميل من الولايات المتحدة، فقم بإنشاء حساب مستحق يسمى "المدينون الأمريكيون".
عند إنشاء إدخال دفع مقابل تلك الفاتورة، سيتم جلب سعر الصرف الحالي، ولكن يمكنك تعيين سعر صرف العملة في وقت الدفع لمطابقة سجلاتك.
انقر فوق الزر ضبط مكاسب/خسائر الصرف لإضافة صف تلقائيًا لشطب مبلغ الفرق.
وبما أن سعر صرف العملة يتقلب طوال الوقت، فقد يؤدي ذلك إلى اختلاف في مبلغ الدفع مقابل إجمالي الفاتورة. يمكن حجز مبلغ الفرق هذا في مبلغ الربح/الخسارة في صرف العملة.
يمكن أيضًا إجراء الدفعات بشكل مستقل عن الفواتير عن طريق إنشاء إدخال دفع جديد.
To know more about managing transactions in multiple currencies visit this page.
4.2 التحويل الداخلي
يتم استخدام التحويل الداخلي في الحالات التي يتم فيها تحويل الأموال بين حسابات الشركة نفسها. على سبيل المثال، إذا كان عميل من الولايات المتحدة يستخدم PayPal، فيمكن اعتبار تحويل الأموال من PayPal إلى حساب مصرفي بمثابة تحويل داخلي.
يمكن إدارة التحويلات الداخلية التالية من إدخال الدفع.
- البنك - نقدا
- بنك - بنك
- نقدا - نقدا
- نقدا - بنك
4.3 إدارة سيناريوهات الدفع المختلفة
بالنسبة للفاتورة غير المدفوعة، المبلغ المستحق = الإجمالي الكلي. عند إنشاء إدخالات الدفع، ستنخفض قيمة المبلغ المستحق.
في معظم الحالات، وبصرف النظر عن مبيعات التجزئة، تعد الفواتير والمدفوعات أنشطة منفصلة. هناك العديد من المجموعات التي تتم فيها هذه المدفوعات. تنطبق هذه الحالات على كل من المبيعات والمشتريات.
- يمكن أن تكون مقدمة (100٪ مقدمًا).
- بعد الشحن. إما عند التسليم أو في غضون أيام قليلة من التسليم.
- جزء مقدمًا وجزء عند التسليم أو بعده.
- يمكن إجراء الدفعات معًا لمجموعة من الفواتير.
- يمكن تقديم السلف معًا لمجموعة من الفواتير (ويمكن تقسيمها عبر الفواتير).
يتيح لك BITEX إدارة كل هذه السيناريوهات. يمكن إجراء جميع الإدخالات المحاسبية (إدخال GL) مقابل فاتورة المبيعات أو فاتورة الشراء أو إدخال الدفع للدفعة المقدمة (في حالات خاصة، يمكن عمل فاتورة عبر فاتورة المبيعات أيضًا).
إجمالي المبلغ المستحق مقابل الفاتورة هو مجموع كافة الإدخالات المحاسبية التي تم إجراؤها "ضد" (أو مرتبطة) بتلك الفاتورة. وبهذه الطريقة يمكنك دمج المدفوعات أو تقسيمها في إدخال الدفع لإدارة السيناريوهات.
4.4 الفرق بين إدخال الدفع وإدخال دفتر اليومية
يتطلب استخدام إدخال دفتر اليومية فهم الحساب الذي سيتم خصمه أو إضافته. وفي إدخال الدفع، تتم إدارته في الواجهة الخلفية، وبالتالي يكون أكثر بساطة بالنسبة للمستخدم.
يعد إدخال الدفع أكثر كفاءة في إدارة المدفوعات بالعملات الأجنبية.
يمكن طباعة الشيكات من إدخالات الدفع باستخدام تنسيق طباعة الشيكات.
لا يزال من الممكن استخدام إدخال دفتر اليومية من أجل: تحديث الرصيد الافتتاحي في الحسابات.
إدخال إهلاك الأصول الثابتة.
لتعديل إشعار الائتمان مقابل فاتورة المبيعات وإشعار الخصم مقابل فاتورة الشراء، في حالة عدم حدوث أي دفعة على الإطلاق.
موضوعات ذات صلة