استيراد البيانات

تتيح أداة استيراد البيانات في BITEX للمستخدمين استيراد السجلات إلى النظام باستخدام ملفات CSV أو Excel.

فهو يوفر طريقة ملائمة لتحميل أو تحديث كميات كبيرة من البيانات مرة واحدة، وخاصة البيانات الرئيسية، دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي.

يتم استخدام هذه الأداة بشكل شائع أثناء الإعداد الأولي للنظام، أو ترحيل البيانات، أو عندما تكون التحديثات المجمعة مطلوبة. باستخدام أداة استيراد البيانات، يمكن للمستخدمين ضمان إدخال البيانات بشكل أسرع مع الحفاظ على الاتساق عبر السجلات.

للوصول إلى أداة استيراد البيانات، انتقل إلى:

الصفحة الرئيسية > البيانات

‎ أو انتقل إلى المستند الذي تريد استيراده وانقر على القائمة > استيراد

قبل البدء في عملية الاستيراد، تأكد من إعداد جميع البيانات المطلوبة بشكل صحيح وتتبع التنسيق المتوقع. تدعم أداة استيراد البيانات عمليتين رئيسيتين:

إدراج سجلات جديدة

تتيح أداة استيراد البيانات في BITEX للمستخدمين تحميل السجلات المجمعة إلى النظام باستخدام قالب محدد مسبقًا. يوضح هذا المستند العملية خطوة بخطوة لاستيراد السجلات الجديدة.

1. انتقل إلى استيراد البيانات
2. حدد نوع المستند ونوع الاستيراد كـ إدراج سجلات جديدة.
3. انقر فوق "حفظ" ثم قم بتنزيل القالب.

تحميل القالب

لدينا خيار لتنزيل القالب لإدراج السجلات/تحديث السجلات

1. يؤدي النقر فوق تنزيل القالب إلى فتح مربع حوار

أثناء إدراج سجلات جديدة، يجب أن يكون القالب فارغًا. إذا كان لديك عدد قليل من السجلات في نظامك، فيمكنك تحديد نوع التصدير كـ "5 سجلات" لرؤية التنسيق الذي يتعين عليك إدخال البيانات به في القالب.

1. بعد اختيار نوع التصدير، يظهر كل حقل في القائمة. إلزامية تظهر الحقول باللون الأحمر * بجوار الاسم. تعرض الحقول الشرطية (على سبيل المثال يعتمد على أو المتعلقة بالاسم التلقائي) رمز معلومات صغير — أشر إليه لقراءة الملاحظة.
2. الحقول التي تم تحديدها ولكنها ليست إلزامية هي تلك التي تم تشغيل تضمين في استيراد القالب بها — المعينة في DocType أو في تخصيص النموذج — بحيث تظهر في القائمة بشكل افتراضي دون الحاجة إلى طلبها.
3. انقر فوق تصدير واحصل على الملف المُصدَّر.
4. الآن، احفظ القالب الخاص بك كملف Excel أو ملف قيم مفصولة بفاصلة (CSV).

يمكنك ترك عمود المعرف فارغًا أثناء إدراج سجلات جديدة. عند استيراد هذا القالب، سيعمل كل صف على إنشاء سجل في النظام.

1. بمجرد تحديث القالب وتجهيزه بالبيانات، يمكننا استيراده.

استيراد قالب

بمجرد إضافة البيانات إلى القالب الذي تم تنزيله، يتم اتباع الخطوات التالية:

1. بعد تحديث ملف القالب الخاص بك، ارجع إلى نموذج استيراد البيانات وأرفق الملف بالنقر فوق الزر إرفاق. إرفاق ملف للاستيراد
2. Select the template file and click on Upload, after the upload is successful, click on Start Import. There are various ways to import the data; you can refer here
3. بمجرد تحميل الورقة، يقوم النظام بالتحقق من صحة الورقة ويعرض النتيجة على الشاشة قبل استيراد البيانات
4. إذا كانت هناك أية أخطاء في القالب الخاص بك، فسيتم عرضها في قسم التحذيرات. سيتم تصنيف التحذيرات حسب الصف أو العمود مع رقمها بحيث يمكنك تتبعها بسهولة في القالب وحلها. يجب عليك حل كافة التحذيرات قبل أن تتمكن من استيراد البيانات.
5. بعد حل التحذيرات، انقر فوق بدء الاستيراد مرة أخرى لاستيراد البيانات. عند نجاح استيراد البيانات، سترى سجلاً لكل سجل تم إنشاؤه في قسم سجل الاستيراد.

عمليات التحقق من الصحة والأخطاء في الاستيراد

اسم مكرر

في حالة محاولتنا إضافة سجل باسم مكرر، فسيظهر خطأ كهذا

رسم خرائط الأعمدة المفقودة

عندما نضيف أعمدة إضافية أثناء تنزيل القالب، أو نعيد تسمية عمود في القالب الذي نستورده، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث خطأ بشأن عدم القدرة على مطابقة الأعمدة.

لحل هذه المشكلة، يمكننا النقر على تعيين الأعمدة وتعيين الأعمدة يدويًا للأعمدة المقابلة في المستند.

استيراد سجلات الأطفال

يتم تخزين البيانات في BITEX في جداول مثل جدول بيانات يحتوي على أعمدة وصفوف من البيانات. كل نموذج يشبه أمر المبيعات، ويحتوي على حقول متعددة مثل العميل والشركة وما إلى ذلك. ويحتوي أيضًا على جداول مثل جدول العناصر وجدول الضرائب وما إلى ذلك. في استيراد البيانات، تتم معاملة مجموعة الحقول في أمر المبيعات على أنها الجدول الرئيسي، ويتم التعامل مع الصفوف الموجودة داخل الجدول الفرعي (جدول العناصر) على أنها جدول فرعي لاستيراد البيانات.

يمكن أن يحتوي كل نموذج في BITEX على جداول فرعية متعددة مرتبطة به. ترتبط الجداول الفرعية بالجداول الأصلية ويتم تنفيذها عندما تكون هناك قيم متعددة لأي خاصية. على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي السلعة على أسعار متعددة، وفاتورة المبيعات تحتوي على عناصر وضرائب متعددة، وما إلى ذلك.

عندما تقوم بتصدير مستند يحتوي على جداول فرعية، على سبيل المثال، سيظهر كل صف فرعي في صف منفصل، ولكنه مرتبط بصف أصل واحد. ستظل القيم اللاحقة في الأعمدة الأصلية فارغة. يجب عليك التأكد من عدم انتهاك هذا الطلب عند استيراده عبر استيراد البيانات.

تحديث السجلات

لنفترض أنك تريد تحديث بيانات العميل بشكل مجمّع في نظامك. الخطوة الأولى هي تنزيل القالب مع البيانات.

1. نبدأ بتنزيل القالب. أثناء القيام بذلك، وبما أننا نريد التحديث، يمكننا استخدام المرشحات لاستخراج السجلات الدقيقة واستيرادها مرة أخرى للتحديث.
2. أولاً، نحدد نوع المستند ونوع الاستيراد كـ تحديث السجلات الموجودة والحفظ
3. عندما نحاول تنزيل القالب، يمكننا تطبيق المرشحات، شيء من هذا القبيل
4. نضغط على تصدير.
5. الآن، استنادًا إلى القالب، تبدو السجلات الموجودة كما يلي:

1. الآن، قم بتغيير القيم في القالب الخاص بك واحفظ الملف باسم Excel أو CSV.

طرق استيراد البيانات

الاستيراد من أوراق Google

يمكنك استيراد البيانات مباشرة من أوراق Google باتباع الخطوات التالية:

1. قم بتحميل أو نسخ القالب الخاص بك إلى أوراق Google.
2. أدخل أو قم بتحديث بياناتك في الورقة.
3. تأكد من ضبط ورقة Google على الوصول ** العام **.
4. بمجرد التأكيد، استخدم رابط أوراق Google في صفحة استيراد البيانات لمتابعة عملية الاستيراد.

الاستيراد من نظام الملفات

1. في صفحة استيراد البيانات، هناك خياران متاحان:

• إرفاق الملف
• الاستيراد باستخدام أوراق Google

1. بعد النقر على إرفاق، ستظهر لك خيارات تحميل متعددة:
2. خيارات التحميل المتاحة

• جهازي قم بتحميل ملف مباشرة من جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك.
• المكتبة حدد ملفًا تم تحميله وتخزينه بالفعل في مكتبة ملفات النظام.
• الرابط قم بتوفير عنوان URL مباشر على الويب لملف مستضاف عبر الإنترنت.

1. اختر الخيار المناسب بناءً على مكان تخزين ملفك، ثم تابع عملية التحميل.

إرسال بعد الاستيراد

في BITEX، تنقسم أنواع المستندات بشكل أساسي إلى نوعين - المستندات الرئيسية والمعاملات. السجلات الرئيسية هي سجلات مثل العميل والمهمة والتي لا يمكن حفظها إلا وعدم إرسالها. المعاملات مثل أوامر المبيعات وفواتير الشراء هي مستندات قابلة للتقديم ويمكن تقديمها.

عند تحديد نوع مستند قابل للتقديم للاستيراد، يمكنك تحديد إرسال بعد الاستيراد لإرسال المستند بعد استيراده.

لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني

لنفترض أنك قمت بإنشاء إشعار في نظامك وكلما تم إنشاء عميل محتمل، يتم إرسال بريد إلكتروني. الآن، إذا كنت تقوم باستيراد العملاء المحتملين بشكل مجمّع، فسيتم إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، وهو ما قد لا يكون مرغوبًا فيه. يمكنك تعطيل هذا الخيار لتجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

ملاحظات إضافية

حد التحميل

لا يوجد حد صارم لعدد السجلات التي يمكن استيرادها. ولكن يجب عليك محاولة تحميل بضعة آلاف من السجلات فقط في المرة الواحدة. قد يؤدي استيراد عدد كبير من السجلات (على سبيل المثال، 50000) إلى إبطاء النظام بشكل كبير بالنسبة للمستخدمين الذين يستخدمون النظام.

ملفات CSV

ملف CSV (القيمة المفصولة بفواصل) هو ملف بيانات يمكنك تحميله إلى BITEX لتحديث البيانات المختلفة. يمكن حفظ أي ملف جدول بيانات من تطبيقات جداول البيانات الشائعة مثل MS Excel أو Open Office Spreadsheet كملف CSV.

إذا كنت تستخدم Microsoft Excel وتستخدم أحرفًا غير الإنجليزية، فتأكد من حفظ ملفك المشفر بـ UTF-8.

بالنسبة للإصدارات الأقدم من Excel، لا توجد طريقة واضحة للحفظ بتنسيق UTF-8. لذا احفظ ملفك باسم CSV، ثم افتحه في برنامج "المفكرة"، ثم احفظه باسم "UTF-8". (أو قم بترقية Excel الخاص بك!)