التعامل مع مدفوعات العملاء الزائدة

يوضح هذا المستند السلوك القياسي لمدفوعات العميل الزائدة (المبلغ غير المخصص) ويوفر الخطوات اللازمة لتكوين BITEX لترحيل هذه المبالغ الزائدة تلقائيًا إلى حساب منفصل (التزام) العميل المقدم.

1. السلوك القياسي: المبلغ غير المخصص

افتراضيًا، عندما يتم إنشاء إدخال دفع للعميل ويتجاوز المبلغ المدفوع المبلغ الإجمالي للفواتير المرتبطة به (المبلغ المخصص)، يتم تخزين المبلغ الزائد في حساب المدين (المدين) الخاص بالعميل.

كيف يعمل:

يتم تخزين المبلغ الزائد: يتم تصنيف الفرق على أنه "مبلغ غير مخصص" ضمن إدخال الدفع.

الائتمان للعميل: يعمل هذا المبلغ غير المخصص كرصيد دائن في حساب العميل.

التخصيص المستقبلي: يمكن تخصيص هذا الرصيد تلقائيًا أو يدويًا مقابل فواتير المبيعات المستقبلية المستحقة لنفس العميل.

لا يوجد ترحيل تلقائي للمسؤولية: لا ينتقل هذا المبلغ الزائد تلقائيًا إلى حساب مسؤولية منفصل

2. تكوين الدفعات المقدمة (حساب المسؤولية)

إذا كانت عملية عملك تتطلب ترحيل المبلغ الزائد على الفور إلى حساب محدد لالتزامات العميل المقدمة (بدلاً من البقاء في حساب المدين/المدين)، فيجب عليك تكوين ميزة السلفة في حساب طرف منفصل.

** خطوات التكوين المطلوبة: **

الخطوة 1: إنشاء حساب العميل المقدم يجب عليك أولاً إنشاء حساب محدد من النوع "المستحق" ضمن "رئيس حساب المسؤولية".

1. عنصر القائمة: انتقل إلى المحاسبة > دليل الحسابات.
2. قم بإنشاء حساب جديد (على سبيل المثال، سلف العميل - المسؤولية) ضمن حساب المسؤولية الأساسي (على سبيل المثال، الالتزامات الحالية).
3. قم بتعيين نوع الحساب إلى المستحق. (ملاحظة: يعد استخدام نوع "المستحق" ضمن المسؤولية أحد متطلبات BITEX المحددة لربط هذه الميزة بشكل صحيح بدفتر أستاذ العميل)

الخطوة 2: قم بتعيين الحساب المتقدم في الشركة الرئيسية بعد ذلك، يجب عليك تحديد هذا الحساب الذي تم إنشاؤه حديثًا في إعدادات الشركة.

1. عنصر القائمة: انتقل إلى المحاسبة > الشركة.
2. اختر شركتك.
3. قم بالتمرير إلى قسم الحسابات.
4. في الحقل "المدفوعات المقدمة"، حدد حساب "الدفعات المقدمة للعملاء - المسؤولية" الذي قمت بإنشائه في الخطوة 1.
5. احفظ سجل الشركة.

3. إنشاء إدخال دفع للتخصيص المسبق

بمجرد تكوينه، يحتاج النظام إلى توجيهه للتعامل مع الدفعة كسلفة بدلاً من ربطها بفاتورة تؤدي إلى زيادة.

الطريقة الموصى بها: إدخال دفع مقدم منفصل الطريقة الأكثر وضوحًا وموثوقية هي إنشاء إدخال الدفع خصيصًا للمبلغ المقدم.

1. عنصر القائمة: انتقل إلى المحاسبة > إدخال الدفع.
2. قم بتعيين نوع الدفع للاستلام.
3. حدد العميل.
4. أدخل المبلغ المقدم (على سبيل المثال، 2500 دولار) في حقل المبلغ المدفوع.
5. الأهم من ذلك: عدم ربط أي فواتير في جدول المخصصات. اترك الجدول فارغا.

** سلوك النظام بعد الحفظ: **

عندما يتم حفظ إدخال الدفع دون أي تخصيصات، سيتم توجيه المبلغ المدفوع بالكامل تلقائيًا إلى حساب سلف العميل - المسؤولية الذي تم تكوينه في مدير الشركة.

طريقة بديلة: تقسيم الدفعة

إذا قام العميل بدفع مبلغ واحد يغطي الفاتورة بالإضافة إلى مبلغ زائد، فيمكنك تقسيم الدفعة إلى مدخلين:

1. قائمة إدخال الدفع 1 (الفاتورة): قم بإنشاء إدخال دفع للمبلغ المحدد لفاتورة المبيعات الحالية.
2. إدخال الدفع 2 (مقدمًا): قم بإنشاء إدخال دفع ثانٍ للمبلغ الزائد (على سبيل المثال، 2500 دولار أمريكي)، باتباع الطريقة الموصى بها أعلاه (بدون تخصيص فاتورة).

تضمن هذه العملية نقل الأموال الزائدة بشكل نظيف إلى حساب المسؤولية المخصص لإجراء المحاسبة المناسبة.