أداة تسوية عملية الدفع

تعد أداة تسوية الدفعات العملية في BITEX أداة مساعدة مخصصة ضمن وحدة الحسابات التي تعمل على أتمتة مطابقة وربط الدفعات المستحقة مقابل الفواتير المقابلة لها. بدلاً من تسوية كل إدخال دفع أو قيد دفتر يومية يدويًا واحدًا تلو الآخر مقابل الفواتير، تتيح لك هذه الأداة إجراء التسوية بشكل مجمّع، إما عند الطلب أو من خلال برنامج جدولة في الخلفية.

وهو يعمل عن طريق تحديد إدخالات الدفع غير المخصصة، أو إدخالات دفتر اليومية المسبقة، أو إشعارات الائتمان وتخصيصها تلقائيًا مقابل الفواتير المفتوحة لطرف معين (العميل أو المورد)، والتي تمت تصفيتها حسب الحسابات ذات الصلة.

الحسابات > معالجة تسوية الدفع

حالات الاستخدام

متى يجب عليك استخدام هذه الأداة؟

• لقد تلقيت مدفوعات من العملاء (أو قمت بسداد مدفوعات للموردين) لم يتم ربطها بعد بفواتير محددة.
• لديك دفعات مقدمة مسجلة كإدخالات دفتر يومية وتريد التوفيق بينها وبين الفواتير التي تم رفعها حديثًا.
• يتعين عليك إجراء تسوية مجمعة عبر أطراف متعددة في نهاية الفترة المالية دون القيام بذلك يدويًا من كل فاتورة.
• أنت تريد جدولة التسوية التلقائية ليتم تشغيلها طوال الليل أو على فترات منتظمة عبر BITEX جدولة، بحيث تكون كتبك محدثة دائمًا دون تدخل يدوي.
• أنت تتعامل مع عدد كبير من المعاملات وأداة تسوية الدفع القياسية (المخصصة لطرف محدد والتي تتم مرة واحدة في كل مرة) ليست فعالة بما يكفي لنطاقك.

استخدام عملية تسوية الدفع

الخطوة 1: انتقل إلى الأداة

انتقل إلى: BITEX → الحسابات → معالجة تسوية الدفع

يمكنك أيضًا البحث عن "تسوية عملية الدفع" باستخدام شريط البحث الشامل (اضغط على Ctrl + / أو أيقونة البحث في الأعلى).

📸 [لقطة شاشة: الشاشة الرئيسية BITEX مع فتح وحدة الحسابات وتمييز "تسوية الدفع" في الشريط الجانبي الأيسر أو بطاقة الوحدة]

الخطوة 2: إنشاء مستند تسوية دفع العملية الجديد

انقر جديد لإنشاء سجل جديد.

📸 [لقطة شاشة: نموذج "تسوية دفع العملية الجديدة" الفارغ الذي يوضح جميع الحقول الرئيسية قبل الملء]

الخطوة 3: املأ الحقول المطلوبة

سوف تحتاج إلى ملء الحقول التالية:

الشركة: حدد الشركة التي تريد إجراء التسوية لها.

نوع الطرف: حدد إما Customer أو Supplier اعتمادًا على الطرف الذي تريد تسوية مدفوعاته.

الطرف: حدد الطرف المحدد (العميل أو المورد). يمكنك ترك هذا فارغًا إذا كنت تريد التوفيق بين كافة الأطراف من النوع المحدد (اعتمادًا على إصدار BITEX الخاص بك).

حساب المدين/الدفع: حدد الحساب الرئيسي المستحق الدفع أو المستحق (على سبيل المثال، Debtors أو Creditors). هذا هو حساب دفتر الأستاذ الذي يحتفظ بالفواتير المستحقة.

الحساب المسبق (إلزامي): هذا الحقل مطلوب لأن الأداة تحتاج إلى معرفة الحساب الذي يحتفظ بالدفعات المقدمة أو الاعتمادات غير المطبقة لمطابقتها. وهذا عادةً ما يكون حسابًا مقدمًا مخصصًا (على سبيل المثال، Advance from Customers أو Advance to Suppliers). لا تقم بإزالة القيد الإلزامي من هذا الحقل — بدونه، لا يمكن للأداة تحديد إدخالات الدفع التي سيتم سحبها للتسوية، مما سيؤدي إلى فشل مهمة المجدول.

📸 [لقطة شاشة: نموذج مملوء يوضح حقول الشركة ونوع الطرف = "العميل" والطرف وحساب المستحقات والحساب المسبق مع أمثلة للقيم]

الخطوة 4: تعيين عوامل التصفية (اختيارية ولكن موصى بها)

يمكنك اختياريًا تطبيق المرشحات لتضييق نطاق التسوية:

• من التاريخ / إلى التاريخ: تقييد التسوية على الفواتير والمدفوعات ضمن نطاق زمني.
• مركز التكلفة: قم بالتصفية حسب مركز تكلفة محدد إن أمكن.

📸 [لقطة شاشة: قسم التصفية الاختياري للنموذج مع ملء حقول التاريخ]

الخطوة 5: الحفظ والتشغيل

انقر حفظ لحفظ المستند. ثم انقر فوق الزر تسوية (أو ابدأ حسب الإصدار الخاص بك) لتشغيل التسوية على الفور.

الأداة سوف:

1. جلب جميع الفواتير المستحقة للجهة والحساب المحددين.
2. قم بإحضار جميع المدفوعات غير المخصصة أو الإدخالات المسبقة مقابل الحساب المسبق المحدد.
3. مطابقة الدفعات وتخصيصها مقابل الفواتير على أساس ما يصرف أولاً (الأقدم أولاً).
4. قم بإنشاء إدخالات التخصيص الضرورية في الخلفية.

📸 [لقطة شاشة: النموذج المحفوظ مع تمييز الزر "تسوية" / "ابدأ"، ومؤشر التقدم أو رسالة النجاح بعد التشغيل]

الخطوة 6: التشغيل عبر المجدول (التسوية التلقائية)

إذا كنت تريد تشغيل هذه التسوية تلقائيًا وفقًا لجدول زمني:

1. احفظ مستند تسوية عملية الدفع.
2. قم بتمكين مفتاح التبديل هل ممكّن (إذا كان موجودًا) في المستند، أو تأكد من أن المستند في حالة في قائمة الانتظار.
3. سيقوم برنامج الجدولة BITEX باختيار المهمة وتشغيلها تلقائيًا خلال الفاصل الزمني الذي تم تكوينه.

للتحقق من أن المجدول يعمل بشكل صحيح، انتقل إلى: الإعدادات → نوع المهمة المجدولة → process_payment_reconciliation.trigger_reconciliation_for_queued_docs

تأكد من أن حالة المهمة نشطة وأن الطابع الزمني آخر تنفيذ يتم تحديثه.

📸 [لقطة شاشة: عرض قائمة نوع الوظيفة المجدولة يُظهر مهمة معالجة_الدفع_reconciliation مع الحالة "نشطة" وآخر وقت تنفيذ]

📸 [لقطة شاشة: سجل تفاصيل نوع المهمة المجدولة يوضح اسم الطريقة وإعدادات التردد]

الخطوة 7 - مراقبة السجلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها

إذا فشلت المهمة المجدولة، فتحقق من سجلات الأخطاء:

1. انتقل إلى الإعدادات → سجل المهام المجدولة (أو سجل الأخطاء).
2. تصفية حسب process_payment_reconciliation.
3. قم بمراجعة التتبع لتحديد السبب الجذري - تتضمن المشكلات الشائعة حساب متقدم مفقودًا أو تم تكوينه بشكل خاطئ، أو تمت إزالة الحقل الإلزامي عن طريق التخصيص.

📸 [لقطة شاشة: سجل الأخطاء أو سجل المهام المجدولة يُظهر إدخال مهمة فاشلة مع توسيع التتبع]

4. ملاحظات هامة

لا تجعل حقل الحساب المسبق غير إلزامي. هذا الحقل إلزامي حسب التصميم. إذا قمت مسبقًا بتخصيص النموذج لجعله اختياريًا، فستفشل مهمة الجدولة لأنها لا تستطيع معالجة المستندات التي لم يتم تحديد حساب مسبق لها. أعد الحقل مرة أخرى إلى الوضع الإلزامي في تخصيص النموذج إذا تم إجراء هذا التغيير.

العجز: الأداة آمنة للتشغيل عدة مرات. إذا تم تخصيص الدفعات بالفعل، فلن يتم تكرارها.

الأذونات: تأكد من أن المستخدم الذي يقوم بتشغيل الأداة (أو مستخدم النظام الذي يقوم بتشغيل المجدول) لديه الأذونات المناسبة في أنواع المستندات الخاصة بتسوية الدفع وإدخال الدفع وإدخال دفتر اليومية.